Outlookとは？Outlook Expressとの違い・機能について

Outlookとは何か知っていますか？聞いたことはあるけどよくわからない、という方もいるでしょう。

 

OutlookとはMicrosoft（マイクロソフト）が開発したメールソフトのことです。似たような名前のメールソフトでOutlook Expressというものがありますが、それとは別物です。

 

本記事ではOutlookの概要、Outlook Expressとの違い、主な機能の3点について紹介していきます！！

 

Outlookの概要

 

OutlookとはMicrosoft Officeが入ったパソコンに搭載されているメールソフトのことです。

Microsoft OfficeにはWordやExcel等のビジネス向けのソフトが入っていますが、Outlookもこのうちの一つです。

 

パソコンでメールを送ったり受け取ったりするにはメールソフトというものが必要です。私たちが普段何気なくパソコンでメールを使えているのは、メールソフト（メーラーとも言います）のおかげなんです。Microsoft Officeが入ったパソコンでその役割を果たすのがOutlookというわけです。

 

 

Outlook Expressとの違い

 

それではOutlookとOutlook Expressの違いとはいったい何なのでしょうか？

Outlook ExpressもMicrosoftが開発した点では同じですが、搭載先が違います。

 

Outlook	Outlook Express
Microsoft Officeが入ったパソコンに搭載	Windowsパソコンに搭載されていた 今はほとんど使われていない

 

Outlook Expressは以前までWindowsパソコンに標準搭載されていました。現在WindowsパソコンにはWindows Live メールが標準搭載されているので、Outlook Expressはもうほとんど使われておりません。

 

 

Outlookのメール機能

 

Outlookには予定や電話帳の管理機能もありますが、ここではメール機能について紹介します。Outlookが入っているMicrosoft Officeがそもそもビジネス向けのソフトなので、ここで紹介する機能もあくまでビジネスメール向けです。プライベートではほとんど使いませんよ！

 

署名

 

送信メール本文の最後に署名（氏名・会社名・部署名・役職・会社の住所・連絡先の電話番号等の差出人に関する情報）を挿入することが可能です。

 

＜署名サンプル＞

───────────────────
株式会社○○○○
○○部　田中 太郎
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: ○○○○＠example.com
───────────────────

 

署名を入れることで、相手がメールを読んだ際に差出人の詳細な情報がすぐわかります。署名があるのとないのでは業務の効率が全然違うんです！どういうことか説明しましょう。

あなたは今職場にいて、業者から送られてきたメールを見ています。返事を電話でしたい！と考えました。本文に署名がなかったら業者の名刺を取り出す手間がかかります。署名が入っていたら電話番号はそこに書いてあるので、すぐに電話をかけられます。こんな感じで署名は便利な機能なのです。

 

振り分け

 

メールの振り分け機能とは、あらかじめ設定した条件で受信メールをフォルダ別に自動で仕分けてくれる機能のことです。件名に入っている文字やCCかどうか等、様々な条件を設定できます。

 

例えば、あなたは東京23区の人口の調査を担当しているとします。各区の人口調査は部下に依頼しており、調査結果はメールで送られてきます。あとでまとめやすいように、各区のフォルダを作成し、部下からのメールをそれぞれのフォルダに振り分けようと考えています。

メールの振り分け機能を使うことにより、受信したメールの件名や本文に「新宿」という文字があった場合は「新宿区」フォルダへ、「港」という文字があった場合は「港区」フォルダへ自動的に振り分けることが可能です。いちいち手動で受信したメールを仕分けなくて済むので便利です。

 

自動返信

 

夏休みや病気休暇等、長い間会社に行けない時は自動返信機能を設定しておきましょう。事前に返信内容を設定しておくことで、不在時に送られてきたメールに自動で返信をしてくれます。

 

「〇月〇日～〇月〇日は〇〇のため不在です。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、期間中は代わりの〇〇までご連絡いただくようお願いいたします。○○の連絡先は…」というように本文を設定しておけば、不在時に自分宛にメールが来ても自動で返信されるので安心です。

 

 

まとめ

 

OutlookもOutlook ExpressもMicrosoftが開発したメールソフトではありますが、OutlookはMicrosoft Officeが入ったパソコンに、Outlook ExpressはWindowsのパソコンにそれぞれ搭載されています。Outlook Expressに関しては現在ほとんど使われておらず、代わりにWindows Live メールが標準搭載されています。

 

Microsoft Officeをお持ちの方はOutlookを活用してみましょう！！