Outlookとは?Outlook Expressとの違い・機能について

Outlookとは何か知っていますか?聞いたことはあるけどよくわからない、という方もいるでしょう。
OutlookとはMicrosoft(マイクロソフト)が開発したメールソフトのことです。似たような名前のメールソフトでOutlook Expressというものがありますが、それとは別物です。
本記事ではOutlookの概要、Outlook Expressとの違い、主な機能の3点について紹介していきます!!
Outlookの概要
OutlookとはMicrosoft Officeが入ったパソコンに搭載されているメールソフトのことです。
Microsoft OfficeにはWordやExcel等のビジネス向けのソフトが入っていますが、Outlookもこのうちの一つです。
パソコンでメールを送ったり受け取ったりするにはメールソフトというものが必要です。私たちが普段何気なくパソコンでメールを使えているのは、メールソフト(メーラーとも言います)のおかげなんです。Microsoft Officeが入ったパソコンでその役割を果たすのがOutlookというわけです。
Outlook Expressとの違い
それではOutlookとOutlook Expressの違いとはいったい何なのでしょうか?
Outlook ExpressもMicrosoftが開発した点では同じですが、搭載先が違います。
Outlook | Outlook Express |
Microsoft Officeが入ったパソコンに搭載 | Windowsパソコンに搭載されていた
今はほとんど使われていない |
Outlook Expressは以前までWindowsパソコンに標準搭載されていました。現在WindowsパソコンにはWindows Live メールが標準搭載されているので、Outlook Expressはもうほとんど使われておりません。
Outlookのメール機能
Outlookには予定や電話帳の管理機能もありますが、ここではメール機能について紹介します。Outlookが入っているMicrosoft Officeがそもそもビジネス向けのソフトなので、ここで紹介する機能もあくまでビジネスメール向けです。プライベートではほとんど使いませんよ!
署名
送信メール本文の最後に署名(氏名・会社名・部署名・役職・会社の住所・連絡先の電話番号等の差出人に関する情報)を挿入することが可能です。
<署名サンプル>
─────────────────── 株式会社○○○○ ○○部 田中 太郎 〒000-0000 東京都○○区1-2-3 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000 Email: ○○○○@example.com ───────────────────
署名を入れることで、相手がメールを読んだ際に差出人の詳細な情報がすぐわかります。署名があるのとないのでは業務の効率が全然違うんです!どういうことか説明しましょう。
あなたは今職場にいて、業者から送られてきたメールを見ています。返事を電話でしたい!と考えました。本文に署名がなかったら業者の名刺を取り出す手間がかかります。署名が入っていたら電話番号はそこに書いてあるので、すぐに電話をかけられます。こんな感じで署名は便利な機能なのです。
振り分け
メールの振り分け機能とは、あらかじめ設定した条件で受信メールをフォルダ別に自動で仕分けてくれる機能のことです。件名に入っている文字やCCかどうか等、様々な条件を設定できます。
例えば、あなたは東京23区の人口の調査を担当しているとします。各区の人口調査は部下に依頼しており、調査結果はメールで送られてきます。あとでまとめやすいように、各区のフォルダを作成し、部下からのメールをそれぞれのフォルダに振り分けようと考えています。
メールの振り分け機能を使うことにより、受信したメールの件名や本文に「新宿」という文字があった場合は「新宿区」フォルダへ、「港」という文字があった場合は「港区」フォルダへ自動的に振り分けることが可能です。いちいち手動で受信したメールを仕分けなくて済むので便利です。
自動返信
夏休みや病気休暇等、長い間会社に行けない時は自動返信機能を設定しておきましょう。事前に返信内容を設定しておくことで、不在時に送られてきたメールに自動で返信をしてくれます。
「〇月〇日~〇月〇日は〇〇のため不在です。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、期間中は代わりの〇〇までご連絡いただくようお願いいたします。○○の連絡先は…」というように本文を設定しておけば、不在時に自分宛にメールが来ても自動で返信されるので安心です。
まとめ
OutlookもOutlook ExpressもMicrosoftが開発したメールソフトではありますが、OutlookはMicrosoft Officeが入ったパソコンに、Outlook ExpressはWindowsのパソコンにそれぞれ搭載されています。Outlook Expressに関しては現在ほとんど使われておらず、代わりにWindows Live メールが標準搭載されています。
Microsoft Officeをお持ちの方はOutlookを活用してみましょう!!